Información General
Procesos de la Gestión Documental - Organización de Carpetas
  • La organización se hará de tal manera que la fecha más antigua será el primer documento de la carpeta y la fecha más reciente estará al final de la misma, de la siguiente manera: de enero a diciembre, de 1° a 30 y del año más antiguo al año actual.

  • Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.

  • En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las circulares No. 004 de 2003 y No. 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación

  • Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución No 01995 del 8 de Julio de 1999 del Ministerio de Salud.
 
 
 
Identificación de Carpetas
Deben estar identificadas, marcadas y rotuladas de la siguiente forma:

Este formato se encuentra en el Mapa de Procesos, Proceso de Gestión Documental, Subproceso Gestión Archivística, Anexo GGD.03 Identificación de Carpetas, el cual es un anexo de la Guía para la Organización de Archivos GGD03
 
 
Foliación
  • La documentación debe estar previamente ordenada y depurada

  •  Se deben foliar todos los documentos

  • Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o  B

  • Se debe numerar de manera consecutiva 

  • Se debe escribir el número en la esquina superior derecha

  • Los anexos impresos que se encuentren se numerarán como un solo folio

  • En cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios.