Información General
Procesos de la Gestión Documental - Conceptos Archivísticos
Archivo
  Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 
Archivo total
  Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
 
Ciclo vital del documento
  Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
 
Archivo de gestión
  Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 
Archivo central
  Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
 
Archivo histórico
  Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente
 
Depuración
  Operación por la cual se retiran aquellos “documentos”, que no tienen valores archivísticos, para su posterior eliminación. También se conoce como expurgue.
 
Documento de apoyo
  Documento generado por las UAA o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales pero son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
 
Documentación de archivo
  Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
 
Organización Documental
  Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.
 
Documento externo
  Documento generado por entidades externas a la Universidad, pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas, entre otros.
 
Conservación total
  Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición.
 
Ciclo vital de los documentos
  Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la Oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico).
 
Expediente
  Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.
 
Expediente electrónico
  Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.
 
Expediente híbrido
  Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.
 
Formato Único de Inventario Documental
  Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.
 
Folio
  Hoja
 
Foliación
  Acto de enumerar los folios sólo por su cara recta