Información General
Sección de Recaudo - Cartera
¿Qué aspectos debe tener en cuenta la UAA al expedir una factura de venta?
La persona responsable del diligenciamiento de la factura en la respectiva UAA debe tener en cuenta lo siguiente:
Las facturas deben elaborarse únicamente cuando se haya prestado un servicio.
Consultar al cliente la fecha límite de la recepción de facturas en su respectiva empresa.
Verificar que los datos del cliente, el concepto del servicio y el valor a pagar sean los correctos antes de proceder a grabar la factura en el SIF.
Verificar que se haya incluido la fecha de vencimiento del pago de la factura.
Verificar que las facturas que se expidan sean firmadas por el jefe o director de la UAA y por el cliente.
Todas las facturas en original debidamente firmadas deben ser enviadas a la División Financiera - Cartera para que se realice su contabilización.
No deben realizarse facturas posteriores a la fecha de la consignación del pago del servicio.
No deben anularse facturas por vencimiento en la fecha de pago.
   
¿Qué aspectos debe recalcar la UAA al Cliente?
La factura debe cancelarse antes de la fecha de vencimiento.
Para el pago respectivo, el cliente debe presentar en la entidad financiera la factura de venta o el formato de recaudo general.
Verificar que las facturas que se expidan sean firmadas por el Director de UAA y por el cliente. Si no es posible que el cliente firme la factura, se podrá reemplazar por una carta donde se acepte la obligación contraída con la Universidad, indicando el valor y forma de pago.
   
¿La UAA puede solicitar la anulación de una factura cuando la fecha de pago de la misma se coloca posterior a la fecha límite de recepción de facturas en la empresa que recibe el bien o servicio?
“No es aceptable fiscalmente que por efecto del pago del adquiriente, se anulen facturas y se expidan otras con fecha posterior... Expedida la factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.

Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo, la nueva factura, no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición y el número no correspondería a la realización de la operación.”

Lo anterior ratifica la importancia de consultar al cliente la fecha límite de recepción de facturas en su respectiva empresa y tenerlo en cuenta para definir la fecha de vencimiento del pago de la misma, puesto que la Universidad no debe proceder a anulación de facturas por este motivo.

Para casos excepcionales, en los que se requiera solicitar la anulación de una factura de venta por otros conceptos, la UAA debe elaborar un memorando sustentando con claridad el motivo de la anulación y enviarlo a la Sección de Tesorería junto con el original y las dos copias de la factura de venta.

El memorando debe ser firmado por el Jefe de la UAA.

 
Recuerde!!
Para evitar inconvenientes, es importante que usted verifique la información consignada en la factura de venta antes proceder a grabarla y ordenar su impresión
 
¿Cómo debe realizar la UAA el control de las cuentas por cobrar?
Para efectuar el control de las cuentas por cobrar la UAA debe:
a.
Ingresar al módulo del SIF, a “Ingresos”, “Consultas”, “Facturación de servicios”, “Informe”. Esta opción le permite consultar las cuentas pendientes de cobro.
b.
Realizar oportunamente el cobro persuasivo de aquellas facturas que se encuentren en mora, mediante comunicación escrita y demás medios que considere pertinentes, de tal manera que quede constancia del cobro.
c.
Enviar para cobro jurídico, las facturas de venta que correspondan.
 
¿Cuándo se inicia el cobro jurídico?
El cobro jurídico se debe iniciar a más tardar cuando las facturas de venta tengan 180 días de vencimiento. Para dar inicio a este proceso, la UAA debe enviar los originales de las facturas de venta que correspondan junto con la gestión de cobro realizada, a la Sección de Recaudos – Cartera
 
¿Las escuelas están autorizadas para otorgar crédito a los estudiantes de posgrado?
No. Las UAA no están autorizadas para otorgar créditos a los estudiantes de posgrado. Si los estudiantes requieren crédito deben tramitarlo con las entidades autorizadas como Coopfuturo, Icetex, Banco de Bogotá y Helm Bank.