Información General
Procesos de la Gestión Documental - Organización de expedientes
Organización de expedientes
  • Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o sub-series documentales.

  • Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes en series o sub-series de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de cada UAA.

  • Las UAA deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen los tipos documentales de acuerdo con el principio de procedencia y a las directrices dadas por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.

  • Cada uno de los expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación

  • Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada caso. Si esto no es posible se organizan en el orden en que se incorporan al expediente.

  • Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo se procederá al cierre del expediente.
 
Organización de expedientes electrónicos
Los documentos electrónicos de archivo deben ser archivados en expedientes electrónicos, los documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar asociados a un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico donde figure el expediente o los expedientes que lo conforman. Los documentos podrán mantenerse independientes o agrupados según las series y sub-series mediante las cuales se haya clasificado la documentación de la entidad.

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:
  • Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura y contexto definidas.
  • Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario.
  • Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo con la normativa aplicable.
  • Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos
 
Para la organización del expediente electrónico se pueden manejar carpetas, éstas se asimilan a las Series y Sub-series documentales.
 
Dentro de cada serie se incluyen las sub-series, por ejemplo en la serie C09 CONTRATACIÓN se encuentran las siguientes sub-series:
 

Algunos aspectos a tener en cuenta en la gestión de expedientes digitales:

  • Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente electrónico
  • Mecanismos para asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
  • Mecanismos de índice electrónico tanto durante la creación del expediente como al cierre del mismo, incluyendo la firma de dicho índice.
  • Generación y registro de copias durante el trámite.
  • Mecanismos para la puesta a disposición de los expedientes, que dejen constancia de las solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de información.
  • Requisitos establecidos en la gestión de documentos electrónicos.
  • Para cuestiones relativas a la seguridad en la implantación de los aplicativos, empleará lo publicado en la normativa de seguridad.