Información General
Presentación de la Dirección de Certificación y Gestión Documental
Dirección de Certificación y Gestión Documental
La necesidad de prestar un servicio de consulta de Documentación y Bibliografía, dio inicio a esta labor en 1967, labor que ha tenido su recorrido un poco lento pero que siempre ha manteniendo su espíritu inicial  el  “servicio”. En 1970  este servicio quedo adscrito a la Rectoría  Asistente.

En 1975 se da un paso importante fijando una política Institucional mediante la Resolución 278 del  10 de Septiembre, se  “autorizó la planeación, organización y puesta en marcha de los programas de clasificación, manejo y microfilmación de todos los documentos de  la Universidad a través del Centro de Documentación y Bibliografía”.  Política tan importante que con las actualizaciones pertinentes sigue vigente.

El desarrollo de la Universidad lleva consigo la necesidad de conservar apropiadamente la documentación como reflejo de su historia y como soporte fiscal y legal de sus actuaciones. Por esta razón en 1976 mediante acuerdo 033 del Consejo Directivo, se organizó una Sección del Centro de Documentación  y Bibliografía y se determinó la necesidad de crear una Oficina para el cumplimiento de estas funciones. Nace la Sección de Administración de Documentos.

Los cambios en la estructura orgánica de la Universidad presentados en 1982, hacen que Administración de Documentos quede como Sección de la División de Servicios Generales.
 
En 1994 mediante el Acuerdo 057 del 7 de septiembre el Consejo Superior, la Sección de Administración de Documentos, pasa a ser función de la División de Servicios de Información, la que entre sus funciones tenia “dirigir y Controlar la administración de documentos de la Universidad, prestando un servicio ágil y oportuno en las comunicaciones internas y externas conservando y custodiando el patrimonio documental de la Universidad, soporte a la labor académica y administrativa.”

El Archivo General de la Nación ya ha posesionado políticas y directrices y las universidades somos  patrimonio documental importante para la historia y para la ciencia. Por esta razón se regula y se crean Comités Asesores a nivel Nacional y Departamental,  se difunde la reglamentación que se debe cumplir y se da curso a los auto diagnostico para medir fortalezas y visualizar debilidades. La Universidad no es ajena a este nuevo rol documental y 15 de Noviembre de 2005 mediante el acuerdo 060 del Consejo Superior se reformo la estructura organizacional.  Se crea la Dirección de Certificación y Gestión Documental adscrita La Secretaría General. La nueva estructura y el cumplimento de la Ley hace que mediante  Acuerdo 037 de Junio 19 de 2007 se constituya el Comité de Archivo de la Universidad Industrial de Santander.

El sistema de Gestión Integrado de Calidad es impulsor para el cumplimiento de las funciones y metas de este proceso lo que permite una sensibilización al interior de la Universidad de la importancia del adecuado manejo documental.  Mediante Resolución 2242 de diciembre 6 de 2010 se aprueban las Tablas de Retención Documental que seguirán en continuo mejoramiento,  atendiendo siempre el cumplimiento de lo establecido legalmente,  siendo un soporte para las Unidades Académico  Administrativas en sus requerimientos y necesidades. El servicio es nuestra tarea principal.

 
Misión
La Dirección de Certificación y Gestión Documental tiene como propósito la prestación de servicios relacionados con los procesos de centralización de archivos, gestión de correspondencia, digitalización y microfilmación con el fin de conservar la Información Institucional en los medios físicos, digitales y electrónicos de acuerdo a la normativa y lo consignado en las Tablas de Retención Documental, facilitando su utilización como apoyo a la modernización de la gestión documental en la parte académica y administrativa de la Universidad Industrial de Santander, con el fin de preservar  el patrimonio documental de la entidad con las garantías de integridad, autenticidad y legibilidad.
 
Visión
La Dirección de Certificación y Gestión Documental se encarga de la promoción y evaluación del desarrollo archivístico de acuerdo al Programa de Gestión Documental de la Universidad Industrial de Santander, posee una alta operatividad y dominio continuo, consolidándonos como fuente de apoyo, asesoría y consulta en los procesos archivísticos, aplicando nuevas tecnologías y buscando la eficiencia de la gestión documental en las Unidades académicas y administrativas de la Universidad.

En el 2025, la Dirección de Certificación y Gestión Documental habrá logrado la digitalización de la información cuyo acceso estará disponible para las dependencias de la Universidad, asegurando el cumplimiento de las políticas en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnológicos.